Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind nun schon ein wenig betagt, was aber an deren grundsätzlicher Aktualität nichts ändert. Nach Information der Redaktion ist eine Überarbeitung derzeit in Arbeit beim AWV.
Mit Schreiben vom 7. November 1995 hat das Bundesministerium der Finanzen die GoBS samt Erläuterungen an die Finanzbehörden der Länder gegeben. Die GoBS konkretisieren die steuerrechtlichen Verweise auf die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" unter Verwendung von IT-Systemen (siehe beispielsweise § 146 Abs. 5 AO).
Anwendungsfunktionen
Die GoBS definieren Anforderungen an die Funktionen von Systemen, die buchhaltungsrelevante Daten verarbeiten. Hierzu gehören die Bereitstellung der Beleg-, Journal- und der Kontenfunktion sowie die grundsätzliche Möglichkeit der progressiven wie der retrograden Prüfung von Buchungen/Geschäftsvorfällen. Darüber hinaus muss neben der Vollständigkeit und Richtigkeit auch die Unveränderlichkeit von Buchungen gewährleistet sein.
Internes Kontrollsystem
Ein angemessenes Internes Kontrollsystem (IKS) muss sicherstellen, dass der Buchungsstoff im Verarbeitungsprozess ordnungsmgemäß erfasst, verarbeitet und geschützt wird. Das IKS ist allerdings auch in den Bereichen, die die IT-Entwicklung und den Betrieb betreffen, in einer Form auszuprägen, die die Wahrung der Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze sicherstellt.
Gemäß GoBS "reichen wegen komplexen Abläufen und Strukturen beim Buchführungspflichtigen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus. Vielmehr bedarf es einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise, um ein effizientes Kontrollsystem im Unternehmen zu installieren."
Dokumentation
Um die Ordnungsmäßigkeit der Prozesse, Kontrollen und Systeme nachweisen zu können, müssen die Verfahren und die organisatorisch getroffenen Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden. Ohne eine entsprechende Dokumentation wäre ein Prüfer auch in einem gut organisierten Umfeld nicht in der Lage, die getroffenen Maßnahmen "in angemessener Zeit" nachzuvollziehen.
Datensicherheit und Aufbewahrungsfristen
Die GoBS definieren ebenfalls Anforderungen an die Maßnahmen zum Schutz gegen Datenverlust einschließlich erforderlicher Datensicherungsprozeduren und der sachgerechten Aufbewahrung von Datenträgern.
Die Maßnahmen zur Datensicherheit betreffen ebenfalls den Schutz vor unbefugter Manipulation oder Kenntnisnahme von Informationen, worunter die GoBS "Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme), die Tabellen- und Stammdaten, die Bewegungsdaten (z. B. die Daten eines Geschäftsvorfalles) sowie die sonstigen Aufzeichnungen" verstehen.
Wiedergabe der gespeicherten Informationen und Verantwortlichkeit
Gemäß GoBS muss gewährleistet sein, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Die notwendige Technologie ist vom Buchführungspflichtigen bereitzustellen.
Ferner wird klargestellt, dass die Verantwortung für die Einhaltung der GoB/GoBS grundsätzlich beim Buchführungspflichtigen liegt, unabhängig davon, ob selbst- oder fremderstellte Software eingesetzt wird oder ob die Buchführung durch Fremde durchgeführt wird.
Praxishinweis
Die Einhaltung der GoBS sollte in jedem Unternehmen sichergestellt sein, um unliebsame Überraschungen bei Prüfungen zu vermeiden. Die darin geforderten Maßnahmen stimmen weitgehend mit den allgemein als GoB oder "GoDV" bezeichneten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen überein, sodass die Einhaltung keinen Aufwand ausschließlich für steuerliche Zwecke darstellt. Die Existenz eines angemessenen IKS ist – nicht zuletzt durch das BilMoG – ohnehin ein aktuelles Thema.
Einen Kontakt mit einem qualifizierten Experten vermitteln wir Ihnen gern.