Aktives Policy Management und den Policy Lifecycle unterstützen durch den Einsatz geeigneter, zielgerichteter Werkzeuge (Policy Lifecycle Management bzw. Richtlinienmanagement-Software)
Eine der größten Herausforderungen für Organisationen aller Art ist die Verwaltung der signifikanten und wachsenden Zahl von Richtlinien und Verfahren, die sie an Mitarbeiter kommunizieren müssen, sowie der Nachweis ihrer Einhaltung. Hinzu kommt deren Kommunikation gegenüber Regulatoren, dem Management, der Revision und dem Wirtschaftsprüfer. Voraussetzung für jede Einhaltung von Vorgaben ("Compliance") ist die Verfügbarkeit dieser Vorgaben zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle.
Mit zunehmenden regulatorischen Anforderungen ist eine aktive Verwaltung der Prozesse rund um diese wichtigen Daten unerlässlich, um den Organisationspflichten des Managements nachzukommen und damit auch Haftungsrisiken zu verringern. Richtlinienmanagement, Policy Management oder auch Policy Lifecycle Management stellt sicher, dass die wichtigste Voraussetzung für das korrekte Handeln jedes einzelnen Mitarbeiters, nämlich die Information und Kommunikation der Vorgaben, geschaffen wird.
Die Konzepte von Governance, Risk and Compliance (GRC) erfordern die Kommunikation von Richtlinien und Vorgaben als essenzielles Instrument der Implementierung.
Oft werden die geltenden Vorschriften (Policies, Procedures, Richtlinien/Verfahrensanweisungen etc.) den betreffenden Personen zwar zugänglich gemacht, aber es erfolgt keine gezielte Information bei Aktualisierungen. Häufig finden sich keine klar strukturierten Ablagen und oftmals finden Mitarbeiter die gerade aktuellen Dokumente nicht, wenn sie sie gerade suchen. Dies ist natürlich um so öfter der Fall, je seltener ein entsprechendes Dokument benötigt wird. Damit aber werden alle Bemühungen um effektive Kommunikation und Information, wie sie nach COSO gefordert werden, zunichte gemacht. Die Unternehmensleitung ist gut beraten, den Aufbau einer effektiven Organisation aktiv zu betreiben, um eigene Haftungsrisiken wegen Organisationsmängeln zu vermeiden.
PolicyHub von Hitec Laboratories unterstützt in zielgerichteter Weise die Erstellung, den Review, die Verteilung und die Ablage von Policies bzw. Richtlinien und anderen wichtigen Dokumenten im Unternehmen. Jedem beteiligten Mitarbeiter stehen exakt die Dokumente in aktueller Version zur Verfügung, die er gerade benötigt.
Schon bei der Erstellung und der regelmäßigen Aktualisierung unterstützt PolicyHub mit entsprechenden Funktionen und erinnert beispielsweise daran, dass ein wichtiges Dokument demnächst zur Durchsicht und Aktualisierung fällig ist.
Die Entwicklung von Dokumenten mit mehreren Personen wird ebenfalls aktiv unterstützt. Hier kann PolicyHub die Rückmeldungen mehrerer Benutzer in einem Dokument zusammenführen und lässt dem Bearbeiter die Möglichkeit, über die Akzeptanz oder auch Zurückweisung von Vorschlägen zu entscheiden. Hierzu wird ein einziges Dokument mit erstellt, in dem wahlweise ein, zwei oder mehrere (alle) Rückmeldungen von Mitwirkenden zusammengeführt werden. So ist bereits der Prozess der Erstellung deutlich erleichtert und es kann sichergestellt werden, dass keine "Überalterung" der Dokumente eintritt.
Der Nutzen dieses aktiven Policy Lifecycle Managements liegt auf der Hand. Jeder Mitarbeiter hat schnell und verlässlich Zugriff auf die für ihn relevanten Anweisungen, Formulare, Vorgehensweisen etc. Langwieriges Suchen im Intranet, auf Servern oder gar lokalen Speichermedien kann entfallen.
PolicyHub ermöglicht darüber hinaus die Durchführung von Tests, anhand derer die betreffenden Personen nachweisen, dass sie Dokumente nicht nur erhalten, sondern auch verstanden haben. Hierbei können einfache Bestätigungen oder Tests mit Fragen verwendet werden. Die Ergebnisse werden aufgezeichnet und können jederzeit ausgewertet werden.
Die webbasierte Architektur und die Nutzung von E-Mail zur Prozesssteuerung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter auch ohne gesonderte Softwareinstallation eingebunden werden kann. Aufwendiges Training ist nicht erforderlich.
Die Lösung kann in-House betrieben werden oder auch als ASP-Angebot, bei dem das System extern betrieben wird und der Kunde keinerlei eigene Infrastruktur schaffen muss.